SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN
DI UD. NURMA INDAH
Skripsi
Di buat untuk memenuhi persyaratan memperoleh gelar serjana Strata satu (s1)
Diajukan oleh
NAMA : HERMAN
NIM : 2008420049
JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA
Dr SOETOMO SURABAYA 2011
LEMBAR PENGESAHAN
SKRIPSI BERJUDUL
SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN
DI UD. NURMA INDAH
Yang dipersiapkan dan disusun oleh :
NAMA: HERMAN
NIM : 2008420049
Telah diuji pada tanggal 07 Juli 2011
Dan dinyatakan telah memenuhi syarat untuk diterima oleh
1. Nama :
NIP. :
Ketua Sidang/Pembimbing/Penguji I
2. Nama :
NIP. :
Penguji II
3. Nama :
NIP. :
Penguji III
4. Nama :
NIP. :
Mengetahui
Ketua Jurusan Teknik informatika
............................
NIP.
SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN
DI UD. NURMA INDAH
ABSTRAK
Dokumen telah menjadi istilah yang sangat penting di berbagai bidang kehidupan akhir-akhir ini. Dengan berpegang pada sistem pengendalian dokumen, suatu perusahaan akan mampu memonitor serta meningkatkan data sehingga mampu bersaing dengan perusahaan lainnya. UD. Nurma Indah merupakan industri yang memproduksi Pembuatan Gorden. Karena menganut sistem padat karya, maka tenaga kerja yang terlibat dalam proses produksi cukup besar. Tempat, metode, dan lingkungan kerja yang jauh dari aspek ekonomi seringkali menyebabkan hasil akhir yang tidak maksimal, dari sisi output.
Penelitian ini dilakukan karena adanya hipotesa bahwa bottle neck besar pada pembuatan Gorden dan penyebab botle neck tersebut bukanlah kapasitas yang tidak seimbang melainkan tingkat produktifitas operator pembuatan gorden yang cukup rendah. Pada penelitian awal yang dilakukan (work sampling) diketahui bahwa waktu standart sebesar 0,811 jam/ unit dan output standat sebesar 2 unit produk/ jam. Dan kegiatan non produktif yang berupa delay yang cukup besar untuk proses produksinya, masing-masing untuk Pers Time sebesar 27,64 %, Waiting Material sebesar 20,58%, Machine Down sebesar 23,52% dan Other sebesar 28,23%. Sedangkan untuk insentif yang seharusnya mencapai nilai sebesar Rp. 1,225, 00 per unit.
Diharapkan dari hasil penelitian ini dapat membuat sistem pengendalian dokumen lebih efektif yang pada akhirnya dapat membuat tingkat penyimpanan dokumen perusahaan yang berkualitas.
Kata Kunci : pengendalian dokumen, bottle neck, , insentif.
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN ..............................................................................................
BAB 1
LATAR BELAKANG.........................................................................................
RUMUSAN MASALAH.....................................................................................
BATASAN MASALAH......................................................................................
TUJUAN/MANFAAT.........................................................................................
BAB II
TUJUAN PENELITIAN.....................................................................................
BAB III
METODELOGI..................................................................................................
BAB IV
ANALIS DAN DESAIN SISTEM.......................................................................
DAFTAR PUSTAKA.........................................................................................
Bab I
PENDAHULUAN
Assalamu’alikum wr.wb.
Puji serta syukur penyusun panjatkan kehadirat Allah SWT, yang dengan
ridho-Nya penyusun dapat menyelesaikan penulisan proposal
dengan judul “Sistem Pengendalian Dokumen di UD nurma indah”
Dalam penyusunan sistem pengendalian dokumen ini Penulis menyadari masih banyak kekurangan-kekurangan yang tampak daripada kelebihannya, hal itu dikarenakan tak ada yang sempurna di dunia ini, segalasesuatunya memiliki kekurangan dan kelebihan.
Penulis menyadari dalam penyelesaian sistem pengendalian dokumen ini telah banyak sekali bantuan dan dukungan dari berbagai pihak. Sehubung dengan hal itu, maka pada kesempatan yang baik ini penulis menyampaikan rasa hormat dan terima kasih kepada :
1. Allah SWT yang telah memberikan kesehatan dan memberikan
kemudahan kepada penulis untuk menyelesaikan sistem pengendalian dokumen di UD.Nurma indah.
2. Ibu,bibik, dan seluruh keluarga tercinta yang telah
memberikan doa maupun dukungan selama pembuatan sistem pengendalian dokumen yang ada di UD. Nurma Indah.
Akhirkata, penulis mohon ma’af atas segala kekurangan yang terdapat dalam
Dalam pembuatan sistem pengendalian dokumen ini, Penulis sangat mengharapkan krik dan saran yang bersifat membangun dari para pembaca, semoga sistem pengendalian dokumen ini bermanfaat bagi UD. Nurma Indah maupun penulis.
Wassalam’alaikum.wr,wb
LATAR BELAKANG
Dokumen merupakan salah satua alat penjelasan informasi yang disediakan untuk menjelaskan permasalahan atas suatu yang dicari oleh karna itu sistem pengendalian dokumen sangatlah pengting di kalangan masyarakat, sehingga informasi yang ada dalam dokumen tersimpan sangat baik, sehingga UD Nurma Indah penyempanan dokumennya sangat efesein.
Seringkali hasil dokumen yang diterima tidak berhubungan dengan kita harapkan sehingga pencarian data yang telah lalu sangat sulit, Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan Pengkajian dokumen sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai
Oleh karna itu, penulis membuat tugas akhir ini dengan tujuan mempermudah perusahaan dalam penyempanan data yang fleksibel dan secara kongkrit. Hal terbut akan membantu perusahaan dalam penyempanan data yang sangat akurat dan efisien.
RUMUSAN MASALAH
- Banyak perusahaan mengambil jalan pintas dalam menghadapi proses sertifikasi dengan cara membuat dokumen sebanyak mungkin untuk memberikan kesan bahwa komitmen terhadap pemeliharaan sistem sangat tinggi. Tetapi cara ini menjadi bumerang karena sumber daya yang dikeluarkan untuk membuat dan memelihara dokumen tersebut menjadi sangat besar, termasuk harus menempatkan sekretariat dalam jumlah yang besar untuk mengelola dokumen-dokumen ini. Biaya lain yang harus dibayar adalah karyawan dalam bekerja tidak fleksibel atau bahkan mengurangi kreativitas mereka karena setiap langkah pekerjaan harus dicatat dan tidak boleh ada deviasi sedikitpun. Sangat penting bagi perusahaan untuk membuat dokumen-dokumen yang sesuai dengan kebutuhan di lapangan.
- Disiplin yang lemah dalam merevisi, mendaftar dan menarik kembali dokumen merupakan penyebab ketidakefektifan pengendalian dokumen. Walaupun nampak mudah, tetapi pengendalian dokumen merupakan temuan-temuan klasik auditor eksternal dan internal bahkan bagi auditor baru sekalipun.
BATASAN MASALAH
1. Dalam sistem pengendalian dokumen ini di batasi untuk dokumen yang telah keluar atau yang telah diberikan kepada orang.
2. Data yang bisa masuk ke dalam sistem pengendalian dokumen ini hanya tahun 2005 dan seterusnyas
BAB II
Prinsip dasar pengendalian dokumen adalah mamastikan bahwa informasi yang tepat tersedia, di tempat yang benar, di waktu yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen (baca informasi), khususnya pada saat paling dibutuhkan.Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan Pengkajian dokumen sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek di lapangan, Revisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan Persetujuan oleh orang yang berwenang supaya komitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat dilakukan sepenuhnya. Pengendalian juga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang-orang yang berkepentingan saja, dapat juga dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja (stempel terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).
Penulis sering menemui bahwa suatu pekerjaan sangat tergantung kepada orang-orang tertentu yang sudah mengerjakan hal yang sama selama bertahun-tahun. Pegawai lain tidak memiliki dan mengetahui kemampuan tersebut. Dan ketika si ahli keluar atau pensiun para pekerja lain harus memulai dari awal dalam mencapai kinerja yang sama dalam pekerjaan tersebut, yang berarti suatu pemborosan waktu, tenaga dan dana. Dokumentasi tata kerja yang baik dan dinamis akan mencegah hal tersebut terjadi.
Fungsi lain pengendalian dokumen adalah menciptakan konsistensi dalam bekerja melalui penetapan standar-standar kerja (spesifikasi, urutan kerja, dlsb) dan penggunaan dokumen resmi terakhir yang diakui oleh perusahaan tersebut. Sebagian perusahaan mengakui keuntungan mekanisma pengendalian semacam demikian dan menyatakan bahwa cara kerja mereka lebih rapi dan sistematik. Tetapi di lain pihak, pengendalian dokuman ini juga disalahkan sebagai penyebab tersitanya waktu dan tenaga untuk membuat, merevisi, menarik kembali dan memusnahkan dokumen-dokumen tersebut. Banyak perusahaan bahkan terjebak pada kenyataannya Sistem Manajemen Lingkungan mereka semata-mata didominasi oleh kegiatan administrasi semata dari pengendalian dokumen dan catatan-catatan lingkungan.
Organisasi harus membuat dan memelihara prosedur untuk mengendalikan semua dokumen yang diwajibkan oleh Standar Internasional ini untuk menjamin bahwa\Prosedur pengendalian dokumen berisi tata kerja pembuatan (pembuatan, pemeriksaan dan persetujuan) dokumen oleh berbagai bagian di dalam organisasi. Sebagai contoh, prosedur pemilahan limbah dapat dilakukan oleh staf Seksi Umum, diperiksa oleh Kepala Seksi Umum dan Disetujui oleh wakil manajemen.
Sebagaimana ilustrasi di atas, jika dalam suatu pertemuan internal Anda tidak dapat menemukan dokumen yang diperlukan, maka keputusan rapat itu mungkin berdasarkan pada perkiraan dan bukan berdasarkan suatu pertimbangan yang dapat dipertanggung-jawabkan. Auditor eksternal biasanya sangat mudah dalam menilai keefektifan pengendalian dokumen di suatu perusahaan. Semakin lama suatu dokumen bisa ditunjukkan kepada auditor semakin jelek kualitas pengaturannya.Tidak ada sistem tertulis atau prosedur yang sempurna karena tidak mungkin mendokumentasikan seluruh aktivitas yang sangat bervariasi dan kegiatan itu sendiri bersifat dinamis atau berubah-ubah sesuai dengan perkembangan pekerjaan. Sehingga menjadi sangat penting untuk melakukan pengkajian prosedur secara periodic terlepas apakah dokumen tersebut sedang atau telah direvisi, untuk menjamin tidak ada yang terlewat dalam isi dokumen.
Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatan-kegiatannya esensial bagi keefektifan penerapan sistem manajemen lingkungan,Pernyataan ini jelas mengarahkan bahwa pihak-pihak yang berperan penting dalam pemeliharaan SML harus memiliki informasi yang sama dan mutakhir. Perbedaan informasi akan menciptakan perbedaan-perbedaan persepsi dan ketidaksesuaian terhadap sasaran kinerja lingkungan. Hal yang sama akan terjadi jika beberapa seksi masih menerapkan cara kerja lama yang sudah tidak berlaku.Dokumen kadaluwarsa dipindahkan pada waktunya dari tempat penerbitan dan pemakaian, atau jika tidak dihindarkan dari penggunaan yang tidak sengaja.Salah satu cara untuk menghindari penggunaan informasi yang beraneka ragam dan sudah tidak berlaku, dokumen-dokumen yang sudah tidak berlaku harus dipindahkan dari titik-titik pemakaiannya. Pendekatan konservatif ini biasanya sangat efektif karena umumnya karyawan tidak cukup jeli untuk melihat bahwa dokumen yang mereka pakai sudah dicabut dari Daftar Induk Dokumen. Cara lain adalah dengan memberikan cap ‘Kadaluwarsa’ sebagai identitas pembeda antara yang masih boleh dipakai dan yang sudah terbuang.
Dokumen kadaluwarsa disimpan untuk tujuan hukum dan/atau preservasi pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya.Sesuai dengan fungsinya, dokumen-dokumen yang terkait dengan ketentuan-ketentuan hokum harus diperlakukan berbeda dengan dokumen-dokumen lain, khususnya dalam lamanya waktu penyimpanan. Lebih praktis bagi perusahaan untuk menyimpanan dokumen-dokumen ini (Surat ijin, Laporan UKL/UPL, dan lain-lain) selama mungkin karena kita tidak tahu kapan akan dibutuhkan. Kadang-kadang kita harus merujuk suatu surat ijin pendirian perusahaan yang sudah berumur lebih dari 15 tahun.
Di jaman digital rasanya sulit menerima kenyataan bahwa suatu dokumen akan tidak terbaca karena bentuk fisik dokumen tersebut sudah menggunakan tinta kualitas terbaik atau bahkan disimpan dalam suatu floopy disk. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah dokumen harus mudah diidentifikasi dengan cara pembuatan tanggal yang jelas dan nomor revisinya. Dengan penerapan ISO suatu perusahaan mungkin memiliki ratusan dokumen dalam berbagai tingkatan sehingga bukan suatu yang mudah untuk mendapatkan dokumen yang diinginkan jika tidak ada identitas berupa tanggal terbit dan nomor revisi. Judul prosedur saja tentu tidak cukup untuk memperoleh rujukan/dokumen yang diinginkan dalam waktu yang wajar.
Prosedur dan tanggung jawab harus dibuat dan dipelihara terkait dengan kreasi dan modifikasi berbagai tipe dokumen Oleh karena dokumen merupakan standar kerja suatu perusahaan tentu saja harus ada kejelasan mengenai wewenang dan tanggung jawab pembuatan, pengkajian, persetujuan, perubahan, penarikan hingga pemusnahan suatu dokumen. Disiplin dalam melaksanakan semua tugas tersebut menjadi salah satu kunci pencapaian konsistensi kinerja lingkungan perusahaan. Dalam prakteknya banyak perusahaan menugaskan satu sekretariat yang khusus menangani pengendalian dokumen dan data.
BAB III
METOLODOGI
- Daftar dokumen-dokumen yang dipersyaratkan oleh Standar, secara eksplisit Standar meminta prosedur.
- Daftar dokumen-dokumen yang diperlukan untuk melakukan pengendalian terhadap aspek penting lingkungan.
- Buatlah prosedur-prosedur tersebut. Berikan kewenangan kepada pihak yang sehari-hari bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut untuk membuat draft dokumen.
- Bahaslah isi dokumen-dokumen tersebut. Selesaikanlah sebagai dokumen akhir.
- Terapkan prosedur tersebut sambil mendapatkan masukan kinerja, khususnya kekurangan-kekurangan yang ditemui di lapangan.
- Revisi dokumen berdasarkan masukan-masukan tersebut.
- Keluarkan revisi terbaru.
Bab IV
ANALISA DAN DESAIN SISTEM
| MULAI |
| MENDISTRIBUSIKAN DOKUMEN |
| MENGANTIKAN DOKUMEN LAMA DENGAN YANG BARU |
| PENGENDALIAN DOKUMEN |
| DISTRIBUSI DOKUMEN |
| DAFTAR PENGEDALIAN DOKUMEN |
| UD. NURMA INDAH |
| SELESAI |
| PENGESAHAN DOKUMEN |
| PENERBITAN DOKUMEN |
| MENGANDAKAN DOKUMEN |
| DAFTAR NOMER DOKUMEN |
| DOKUMEN |
| DOKUMEN |
DAFTAR PUSTAKA
Suhendra. 2011. Lembar pengesahan: dinyatakan telah memenuhi syarat. Surabaya: pengesahan utama
brawijaya, Fia, 2001, versi, pengendalian, jakarta : Tarawang Press.
Abdulgani, Roeslan. 1963. Resapkan dan Amalkan Pancasila. Jakarta; Yayasan Prapanca.
Abidin, Said Zainal, 2008, Strategi Kebijakan dalam Pembangunan dan Ekonomi Politik, Jakarta: Suara Bebas.
Abdulgani, Roeslan. 1963. Resapkan dan Amalkan Pancasila. Jakarta; Yayasan Prapanca.
Abidin, Said Zainal, 2008, Strategi Kebijakan dalam Pembangunan dan Ekonomi Politik, Jakarta: Suara Bebas.